Bạn ơi, với case thu công nợ 2.100 USD mà thực nhận 2.077,5 USD (thiếu 22,5 USD), mình thường tách 2 khả năng trước khi hạch toán:
1) Phí chuyển tiền quốc tế bị trừ trên đường (OUR / SHA / BEN)
- OUR: bên chuyển trả phí → người nhận thường nhận đủ số trên lệnh (trừ khi còn phí trung gian bất thường).
- SHA: mỗi bên chịu phí của phía mình → người nhận hay bị trừ phí ngân hàng nhận / trung gian.
- BEN: người nhận chịu phí → số vào tài khoản thường thấp hơn số người mua “gửi”.
Cách chắc nhất: nhờ ngân hàng mình lấy điện MT103 / credit advice / bảng kê phí của giao dịch đó. Trên chứng từ sẽ thấy số gốc, phí đã trừ, và instruction OUR/SHA/BEN. Đừng đoán chỉ dựa vào “thiếu đúng 22,5” vì đúng bằng một mức phí phổ biến cũng vẫn có thể là khách thanh toán thiếu.
2) Khách thanh toán thiếu thật
Nếu MT103 cho thấy họ chỉ chuyển 2.077,5 (hoặc chuyển 2.100 nhưng instruction BEN/SHA làm mình nhận 2.077,5 và hợp đồng quy định họ phải trả đủ net-to-you) thì phần còn lại vẫn là công nợ phải thu. Lúc đó mình giữ theo dõi phần còn lại và gửi đối chiếu cho khách + yêu cầu chuyển bù (hoặc hai bên thỏa thuận ai chịu phí theo hợp đồng / PI / payment term).
Cách xử lý sổ sách thực tế (tham khảo, khớp với chứng từ ngân hàng):
- Ghi nhận tiền về ngân hàng đúng số thực được credit (2.077,5 USD, quy đổi theo tỷ giá ngày ghi sổ theo chế độ DN đang áp dụng).
- Nếu chứng từ ngân hàng thể hiện rõ phí ngân hàng / phí chuyển tiền: phần phí hạch toán chi phí tài chính (hoặc tài khoản phí ngân hàng tương ứng), đồng thời giảm công nợ đúng phần đã thu + phí (nếu theo thỏa thuận phí do mình chịu).
- Nếu là khách trả thiếu: không đẩy hết chênh lệch vào phí; giữ lại phần còn phải thu và đối chiếu với khách.
- Khi tất toán: chỉ xóa hết công nợ phải thu khi đã thu đủ theo hợp đồng, hoặc có biên bản thỏa thuận giảm trừ / chiết khấu / chịu phí có chứng từ.
Gợi ý vận hành để lần sau đỡ lệch:
- Ghi rõ trên PI/hợp đồng: bên mua trả toàn bộ phí ngân hàng để bên bán nhận đủ số trên hóa đơn (hoặc chọn OUR), kèm số tài khoản nhận USD.
- Mỗi lần lệch, giữ file MT103 + sao kê + email đối chiếu; đây là chứng từ giải trình khi kiểm toán/đối chiếu công nợ.
- Hỏi luôn RM/phòng thanh toán quốc tế ngân hàng mình: giao dịch này bị trừ phí ở đâu, có hoàn phí được không nếu instruction sai.
Bạn gửi thêm giúp mình (che thông tin nhạy cảm cũng được): (a) instruction trên lệnh OUR/SHA/BEN, (b) số tiền trên MT103 so với số được credit, (c) hợp đồng ai chịu phí — mình sẽ gợi ý bút toán sát case hơn.
Note: Kiến thức cá nhân mình có thể chưa chuẩn xác 100%. Nên chỉ có tính tham khảo, bạn có thể tham khảo thêm nhiều nguồn khác nữa nhé.
