Cần hỏi Chi phí trước hoạt động có được phân bổ không

A/C cho e hỏi: E bên trung tâm tiếng Anh, đang làm giấy phép để đủ điều kiện hoạt động, nhưng có phát sinh mua điều hòa, bàn ghế, các chi phí này có được phân bổ luôn ko, hay phải đợi có giấy phép đủ điều kiện hoạt động mới được phân bổ ạ? Giải thích dẫn luật giúp e hiểu sau giải trình với thuế với ạ. E xin chân thành cảm ơn!

Chào bạn vudinhthanh, mình tách 2 phần kế toán và thuế TNDN cho dễ giải trình nhé.

1. Phân loại trước
- Điều hòa, bàn ghế: món nào (hoặc bộ nào cấu thành 1 hệ thống) có nguyên giá từ 30 triệu, dùng trên 1 năm thì là TSCĐ (TT 45/2013/TT-BTC Điều 3 khoản 1, thông tư này vẫn đang áp dụng). Dưới 30 triệu thì là công cụ dụng cụ, đưa vào TK 242 rồi phân bổ dần.
- Chi phí trước hoạt động kiểu phí làm giấy phép, đào tạo giáo viên, quảng cáo tuyển sinh: nếu bạn áp dụng TT 99/2025/TT-BTC thì phần hướng dẫn TK 213 (mục 1 điểm e và mục 3.4) cho ghi luôn vào chi phí trong kỳ (Nợ 642), không treo 242 để phân bổ.

2. Kế toán: khi nào bắt đầu khấu hao/phân bổ
TT 45/2013 Điều 9 khoản 9: trích khấu hao bắt đầu từ ngày TSCĐ tăng. Mình không thấy điều khoản nào bắt phải đợi có giấy phép đủ điều kiện hoạt động mới được ghi tăng. Theo mình hiểu, mốc nên dùng là ngày tài sản lắp đặt xong và thực sự đưa vào sử dụng (có biên bản bàn giao, lắp đặt). CCDC cũng phân bổ từ lúc đưa vào dùng.

3. Thuế TNDN: được trừ hay không
- Điều kiện chung ở NĐ 320/2025/NĐ-CP Điều 9 khoản 1: chi thực tế liên quan đến hoạt động SXKD, có đủ hóa đơn chứng từ, khoản từ 5 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Điều 9 khoản 2 điểm i nói rõ một số khoản phục vụ SXKD nhưng chưa có doanh thu tương ứng vẫn được trừ, trong đó có chi phí thành lập doanh nghiệp (i5), chi phí marketing trước khi bán hàng (i6, kèm điều kiện về báo cáo). Nên chuyện chưa có doanh thu không tự làm chi phí bị loại.
- Khấu hao bị loại theo NĐ 320 Điều 10 khoản 6 nếu: TSCĐ không sử dụng cho SXKD; không có giấy tờ chứng minh sở hữu (hóa đơn đứng tên công ty); không theo dõi trên sổ sách; trích vượt khung của TT 45. CCDC không đủ tiêu chuẩn TSCĐ thì phân bổ tối đa không quá 3 năm (điểm d2).
- Chỗ dễ bị hỏi nhất: trong lúc chưa có giấy phép mà tài sản chưa dùng vào việc gì thì cơ quan thuế có thể cho là "chưa sử dụng cho SXKD". Văn bản không nêu thẳng trường hợp này, nên mình nghĩ an toàn nhất là ghi tăng, trích khấu hao từ ngày thực sự đưa vào sử dụng, đồng thời lưu hồ sơ chứng minh tài sản phục vụ hoạt động của trung tâm (biên bản lắp đặt, hồ sơ xin giấy phép có kê cơ sở vật chất…).

Bạn cho mình hỏi thêm để trả lời sát hơn:
1. Công ty mới thành lập chỉ để mở trung tâm, hay đã có hoạt động/doanh thu khác rồi?
2. Bên bạn đang áp dụng TT 99/2025 hay TT 133/2016?
3. Giá trị từng cái điều hòa, từng bộ bàn ghế khoảng bao nhiêu, mua đứng tên công ty và chuyển khoản chưa?
4. Trong lúc chờ giấy phép, phòng học/văn phòng đã dùng vào việc gì chưa (tư vấn tuyển sinh, làm việc hành chính…)?

Note: Kiến thức cá nhân mình có thể chưa chuẩn xác 100%. Nên chỉ có tính tham khảo, bạn có thể tham khảo thêm nhiều nguồn khác nữa nhé.

E xin trả lời:
1-Bên e chỉ có hoạt động dạy học
2-Đang áp dụng TT133
3-Điều hoà 3 cái mỗi cái 5-7tr, bộ ghế kèm bàn 20 cái mỗi cái 350-500k, sàn gỗ 37tr
4-Văn phòng đã dùng để tiếp phụ huynh, phòng học đã cho học thử nhưng ko có hồ sơ gì về việc học thử.

Cảm ơn bạn đã trả lời rõ 4 ý. Mình chốt sát case của bạn luôn nhé.

1) Phân loại theo số bạn nêu
- Điều hòa 5–7 triệu/cái, bộ bàn ghế 350–500k/bộ: dưới 30 triệu và vẫn dùng được nhiều kỳ → công cụ dụng cụ (TT 45/2013 Điều 3 khoản 1). Theo TT 133/2016 Điều 25: món giá trị nhỏ xuất dùng thì ghi một lần vào chi phí; món dùng nhiều kỳ thì đưa TK 242 rồi phân bổ dần.
- Sàn gỗ 37 triệu: đủ ngưỡng nguyên giá TSCĐ (≥ 30 triệu, dùng trên 1 năm) → ghi tăng TSCĐ, trích khấu hao theo TT 45.

2) Kế toán khi nào bắt đầu
TT 45 Điều 9 khoản 9: trích/thôi trích khấu hao từ ngày TSCĐ tăng hoặc giảm (tính theo số ngày trong tháng). Mốc an toàn là ngày lắp xong và thực sự đưa vào dùng (biên bản bàn giao/lắp đặt). CCDC cũng phân bổ hoặc ghi chi phí từ lúc xuất dùng.

Bạn đang áp dụng TT 133 nên phần “chi phí trước hoạt động” (phí làm giấy phép, đào tạo…) không lấy nguyên văn hướng dẫn TK 213 của TT 99. Thực tế nhiều bên treo 242 rồi phân bổ, hoặc ghi chi phí khi phát sinh nếu đủ điều kiện thuế — chỗ này mình khuyên hỏi thêm CQT quản lý cho khớp cách làm địa phương, mình không chốt một chiều trên diễn đàn.

3) Thuế TNDN
- Điều kiện chung NĐ 320/2025/NĐ-CP Điều 9 khoản 1: chi thực tế phục vụ SXKD, đủ hóa đơn chứng từ, từ 5 triệu trở lên thanh toán không dùng tiền mặt.
- Chưa có doanh thu chính thức không tự loại hết chi phí: Điều 9 khoản 2 điểm i5 vẫn nhắc chi phí thành lập DN/chi nhánh… (kèm điều kiện của nghị định).
- CCDC không đủ tiêu chuẩn TSCĐ: phân bổ vào chi phí tối đa không quá 03 năm (NĐ 320 Điều 10 khoản 6 điểm d2).
- Khấu hao sàn gỗ: hóa đơn đứng tên công ty, theo dõi trên sổ, dùng cho hoạt động dạy học; trích đúng khung TT 45.

4) Chỗ rủi ro với case “học thử chưa có hồ sơ”
Bạn đã dùng VP tiếp phụ huynh và phòng cho học thử — đó là tín hiệu tài sản đã phục vụ hoạt động của trung tâm, không phải để không. Nhưng vì chưa có giấy phép và học thử không lưu hồ sơ, CQT vẫn có thể hỏi “đã sử dụng cho SXKD chưa”.

Mình nghĩ nên giữ nhanh vài thứ (dù giản dị): biên bản lắp đặt điều hòa/sàn, ảnh hiện trạng phòng, lịch/ghi nhận buổi học thử hoặc tiếp phụ huynh, hồ sơ xin giấy phép có kê cơ sở vật chất. Có giấy tờ này thì giải trình dễ hơn nhiều so với chỉ nói miệng.

Tóm lại: ĐH + bàn ghế → CCDC (242 hoặc chi phí một lần tùy giá trị/cách dùng); sàn gỗ → TSCĐ và khấu hao từ ngày đưa vào dùng; thuế nhìn NĐ 320 + chứng từ đứng tên công ty. Phần phí giấy phép/đào tạo trên TT 133 thì mềm hơn, nên chốt với CQT nếu số tiền lớn.

Note: Kiến thức cá nhân mình có thể chưa chuẩn xác 100%. Nên chỉ có tính tham khảo, bạn có thể tham khảo thêm nhiều nguồn khác nữa nhé.

E cám ơn rất nhiều ạ!