Cần hỏi Chi phí cho văn phòng đại diện tại nước ngoài của công ty Việt Nam

[Quynh Phuong]

Chào anh chị!

Bên em có 1 văn phòng đại diện tại Nhật Bản. Và bên này có 1 người Nhật làm đại diện cho công ty. Nhiệm vụ của nhân viên này:
- Hỗ trợ các bạn lao động (đã xuất cảnh qua Nhật), giải quyết các vấn đề liên quan đến lao động khi có phát sinh xảy ra (giữa lao động và xí nghiệp)
- Tìm kiếm đối tác, đơn hàng cho công ty

Do vậy, VPĐD phát sinh các chi phí:
- tìm kiếm đối tác, ăn uống, tàu xe, khách sạn...(thực tế: thỉnh thoảng bạn có đưa vài cái biên lai tin từ máy tính tiền, còn lại là đang tự liệt kê chi phí)
- Chi phí vé máy bay cho nhân viên trên bay qua Việt Nam (mỗi năm 2-3 lần/ năm để họp, trao đổi công việc trực tiếp với BGD cty)

Những chi phí liên quan đến VPĐD như trên, em cần những hồ sơ gì để được tính và chi phí thuế TNDN hợp lý?
Anh chị đã làm có thể chia sẻ giúp em với ạ!
Em cảm ơn anh chị!

 

[Moon Sailor]

Chào anh chị!

Bên em có 1 văn phòng đại diện tại Nhật Bản. Và bên này có 1 người Nhật làm đại diện cho công ty. Nhiệm vụ của nhân viên này:
- Hỗ trợ các bạn lao động (đã xuất cảnh qua Nhật), giải quyết các vấn đề liên quan đến lao động khi có phát sinh xảy ra (giữa lao động và xí nghiệp)
- Tìm kiếm đối tác, đơn hàng cho công ty

Do vậy, VPĐD phát sinh các chi phí:
- tìm kiếm đối tác, ăn uống, tàu xe, khách sạn...(thực tế: thỉnh thoảng bạn có đưa vài cái biên lai tin từ máy tính tiền, còn lại là đang tự liệt kê chi phí)
- Chi phí vé máy bay cho nhân viên trên bay qua Việt Nam (mỗi năm 2-3 lần/ năm để họp, trao đổi công việc trực tiếp với BGD cty)

Những chi phí liên quan đến VPĐD như trên, em cần những hồ sơ gì để được tính và chi phí thuế TNDN hợp lý?
Anh chị đã làm có thể chia sẻ giúp em với ạ!
Em cảm ơn anh chị!

-Chi phí tìm kiếm đối tác, ăn uống, tàu xe, khách sạn...: phải có biên lai hoặc hoá đơn và chứng từ thanh toán của cty.

- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.