Chào bạn!
Theo mình có ý kiến như sau: Thông thường khi tổ chức đi du lịch thì hồ sơ gồm:
(1) Đối với người lao động
- Quy chế tài chính, hợp đồng đề cập các khoản chi phúc lợi, hỗ trợ NLĐ
- Phê duyệt Giám đốc trong đó đề cập ngày nghỉ + Dự toán kinh phí tham quan trong đó có danh sách lao động tham gia (Bao gồm con em NLĐ)
- Hợp đồng, hóa đơn thuê xe; vé tàu nếu thuê tàu...
- Hóa đơn chứng từ khác.
(2) Đối với khách hàng không phải người lao động:
- Hình thức hỗ trợ dịch vụ: Lập danh sách khách hàng (các công ty mua hàng), phê duyệt giám đốc v/v khách hàng mua hàng đạt đến một sản lượng nhất định + dự toán kinh phí (hỗ trợ bằng tiền hoặc danh sách khách hàng + sau này lấy hóa đơn); hoặc tặng voucher hoặc hình thức không bằng tiền khác theo quy định pháp luật về thương mại, nếu không thuế sẽ loại chi phí.
Ngoài ra, bạn có thể lập một danh sách ntn đó đảm bảo toàn NLĐ tham gia thì chi phí này thuộc khoản chi phúc lợi theo quy định.
Cảm ơn bạn!