Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hay nộp hồ sơ bằng văn bản điện tử.
1. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
3. Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp trực tiếp hồ sơ bằng văn bản giấy tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp hoặc nộp hồ sơ online.
3.1 Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy
Với cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn mẫu. Tiếp đó ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.
Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản hóa đơn thể hiện hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.
Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó sẽ in ra giấy và tiến hành đóng dấu.
Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTCBước 4: Nôp hồ sơ hoàn chỉnh để cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp
3.2. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Ngoài việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách thức thủ công ( phải nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tới cơ quan thuế) doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp qua trang: thuedientu.gdt.gov.vn (hồ sơ tương tự như đăng ký nộp văn bản giấy).
Cụ thể:
Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.
Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới. Đặt tên file không dấu.
Bước 2: Ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.
Xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK
Bước 3: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.
Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.
Lập mẫu hóa đơn B-Invoice
Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.
Chuyển đổi hóa đơn giấy.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).
Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
- Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau kiểm tra lại một lần nữa xem được phát hành chưa để sử dụng
- Cách kiểm tra: Truy cập vào web: tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra xem tình trạng đã được sử dụng hay chưa?
+ Click Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân
+ Nhập đầy đủ 4 chỉ tiêu có dấu (*) => Click “Tìm kiếm”
Trên đây, b-invoice đã hướng dẫn chi tiết tới bạn bạn cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Để việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng hơn, tổ chức, doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn sử dụng.
1. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Định dạng XML.
- Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
3. Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp trực tiếp hồ sơ bằng văn bản giấy tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp hoặc nộp hồ sơ online.
3.1 Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy
Với cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn mẫu. Tiếp đó ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.
Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản hóa đơn thể hiện hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.
Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó sẽ in ra giấy và tiến hành đóng dấu.
Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC
3.2. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Ngoài việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách thức thủ công ( phải nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tới cơ quan thuế) doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp qua trang: thuedientu.gdt.gov.vn (hồ sơ tương tự như đăng ký nộp văn bản giấy).
Cụ thể:
Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.
Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới. Đặt tên file không dấu.
Bước 2: Ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.
Xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK
Bước 3: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.
Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.
Lập mẫu hóa đơn B-Invoice
Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.
Chuyển đổi hóa đơn giấy.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).
Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
- Đăng nhập hệ thống HTKK theo đường link: thuedientu.gdt.gov.vn
- Nếu bạn chưa đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn thì có thể nhấn vào mục “Tài Khoản”, chọn “Đăng ký tờ khai” để đăng ký. Trường hợp đã đăng ký rồi thì bỏ qua bước này.
- Nhấn vào mục “Nộp tờ khai”, chọn “Nộp tờ khai XML”. Sau khi đã tiến hành nộp thành công, bạn nhấn vào biểu tượng tải để nộp phụ lục lần lượt Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có) và hoàn tất các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử.
- Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau kiểm tra lại một lần nữa xem được phát hành chưa để sử dụng
- Cách kiểm tra: Truy cập vào web: tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra xem tình trạng đã được sử dụng hay chưa?
+ Click Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân
+ Nhập đầy đủ 4 chỉ tiêu có dấu (*) => Click “Tìm kiếm”
Trên đây, b-invoice đã hướng dẫn chi tiết tới bạn bạn cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Để việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng hơn, tổ chức, doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn sử dụng.
