Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…)? Đây là câu hỏi mà không ít kế toán thắc mắc trong thời gian vừa qua.
Từ tháng 11/2021, một số tỉnh thành trên cả nước đã bắt đầu áp dụng thử nghiệm hóa đơn điện theo thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Từ ngày 01/7/2022 sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,..
Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.
Có thể thấy, hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán hiện này đang là những trợ thủ đắc kế toán. Không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật, việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn với cả kế toán và doanh nghiệp như:
– Tiết kiệm 90% quá trình nhập liệu: dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào PM kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện.
– Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn: hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống.
– Lập, xuất và gửi hoá đơn ngay trên phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
– Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót, trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng xuyên suốt, tập trung hơn, rõ ràng hơn.
Từ tháng 11/2021, một số tỉnh thành trên cả nước đã bắt đầu áp dụng thử nghiệm hóa đơn điện theo thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Từ ngày 01/7/2022 sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,..
Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.
Có thể thấy, hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán hiện này đang là những trợ thủ đắc kế toán. Không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật, việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn với cả kế toán và doanh nghiệp như:
– Tiết kiệm 90% quá trình nhập liệu: dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào PM kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện.
– Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn: hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống.
– Lập, xuất và gửi hoá đơn ngay trên phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
– Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót, trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng xuyên suốt, tập trung hơn, rõ ràng hơn.
