Phần mềm quản lý nhân viên giao nhận online ra đời và mang trong mình một sứ mệnh lớn giúp các cá nhân và doanh nghiệp hoàn thiện cho mình một hệ thống giao hàng hiện đại, thông minh và hoàn thiện nhằm phục vụ tốt nhất cho công việc giao nhận hàng hóa tới tay khách hàng.
Hiện nay chúng ta đã rất quen thuộc với các hình thức thương mại điện tử, các doanh nghiệp cũng đã chú ý đầu tư cho mảng này vì nó tỏ ra có khá nhiều ưu điểm cho cả khách hàng và doanh nghiệp.
Tuy nhiên không phải bất kỳ một cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có thể tự tạo cho mình một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng một cách hiện đại.
Nếu không có một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng hiện đại, nhanh chóng và chính xác thì sẽ gây rất nhiều khó khăn và tệ hơn là có thể gây mất niềm tin ở khách hàng trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc là hư hỏng trong quá trình vận chuyển của đơn vị vận chuyển.
Công ty phần mềm Gihusoft giới thiệu phần mềm quản lý nhân viên giao nhận online với những chức năng chính như sau:
Chức năng phân hệ chính
1. Quản lý hệ thống và người dùng
Khách hàng có nhu cầu cần vận chuyển hàng hóa và muốn tự đặt hàng thông qua hệ thống Website hoặc App, chương trình sẽ có màn hình tra cứu nhanh để khách hàng tra cứu giá nhanh thông qua nhập các thông tin của kiện hàng, nơi lấy, nơi giao, phương thức thanh toán, tiền COD…. Chương trình sẽ hiển thị chi tiết giá cước và các khoản chi phí phát sinh. Nếu khách hàng đồng ý vận chuyển sẽ nhấn lệnh tạo vận đơn. Nếu khách hàng đã đăng ký tài khoản chương trình sẽ tự động sao lưu vận đơn yêu cầu lên hệ thống, nếu khách hàng chưa đăng ký tài khoản chương trình sẽ xuất hiện mẫu đăng ký tài khoản.
Ngoài ra chương trình sẽ có thêm một số thông báo về điều khoản vận chuyển, cách tính chi phí, phương thức thanh toán… có thể đọc thêm.
Quản lý chương trình khuyến mãi, điểm tích lũy và thông báo cho khách hàng thông qua tin nhắn, Email, hoặc qua tài khoản khách đăng ký.
3. Quản lý vận đơn
Chương trình sẽ quản lý chi tiết vận đơn do nhân viên tạo hoặc do khách hàng có nhu cầu vận chuyển đăng ký trên hệ thống Website hoặc thông qua App theo vùng, tuyến, nơi nhận nơi giao và trạng thái của từng vận đơn… thông qua đó sẽ dễ dàng cho việc sắp xếp và quản lý.
4. Quản lý khu vực
Chương trình sẽ có các danh mục để khai báo địa điểm : Xã phường, Quận huyện, Tỉnh thành (Chương trình mặc định đã có sẵn đầy đủ danh mục liên quan theo số liệu mới nhất, người dùng chỉ việc thêm bớt) hoặc khai báo theo địa danh riêng.
Khai báo mức cước phí, phụ thu, hệ số, theo từng loại khu vực để khách hàng hoặc nhân viên tạo vận đơn chương trình sẽ tự động đưa ra mức cước phí.
Khai báo nhân viên giao/nhận, điểm thu gom, đại lý sẽ phụ trách.
5. Quản lý điểm thu gom, giao hàng
Chương trình có hai chức năng riêng biệt : Gom hàng tận nơi khách gửi và khách hàng đem đến điểm gom hàng. Tương tự như việc trả/giao hàng.
Chương trình quản lý điểm thu gom, giao hàng do chính đơn vị vận chuyển hàng hóa tự mở các địa điểm chi nhánh và có nhận viên của công ty làm việc hoặc thông qua hợp tác với các đơn vị là các cá nhân, tổ chức khách đứng ra gom hàng, giao hàng hoặc nhận các đơn hàng cần vận chuyển trực tiếp từ khách hàng.
Đối với các địa điểm gom hàng theo kiểu hợp tác chương trình sẽ có màn hình đăng ký và quản lý thu gom, giao hàng theo một số chức năng tương ứng như màn hình nhập vận đơn riêng cho những khách hàng mang đến gửi vận chuyển, dán nhãn, in bill thanh toán cho khách và có phần quản lý thông tin các vận đơn do khách hàng tự đăng ký Online mà điểm thu gom phải quản lý đi gom, đi giao.
Quản lý công nợ cước, phí vận chuyển, hoa hồng được nhận, điểm tích lũy đối với mỗi điểm gom/giao hàng.
6. Quản lý cước vận chuyển
Chương trình có rất nhiều cách quản lý cước vận chuyển khác nhau tùy thuộc vào khối lượng, quy cách… quy về khối lượng riêng, đặc thù hàng, hệ số quảng đường, hệ số khu vực, hệ số hàng nặng, hệ số trái tuyến, đơn hàng nhỏ, phụ thu thêm theo huyện/vùng, phương thức giao nhận…. khác nhau một cách tự động. Khách hàng có thể tự động chỉnh sửa, ngoài ra khách hàng còn có thể khai báo thêm cách tính.
Chương trình dựa theo cách tính thời gian, khoảng cách của Googe API nên có thể tính được tất cả các khoảng cách tự điểm giao đến điểm nhận hàng dựa theo địa chỉ giao/nhận đã được khai báo trên vận đơn.
7. Quản lý xe
Chương trình có chức năng quản lý các chương trình khuyến mãi, giảm giá được đăng thông báo trên mục tin tức đồng thời chương trình sẽ tự tính chương trình khuyến mãi theo tỷ lệ, số tiền trên đơn hàng vận chuyển.
Quản lý điểm tích lũy dành cho điểm thu gom/giao hàng, khách hàng. Chương trình sẽ hiển thị trong mục quản lý tài khoản người dùng.
11. Quản lý hàng hóa
Được sử dụng cho những đơn vị vừa kinh doanh thương mại, kiêm vận chuyển hàng hóa với các thông tin như mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, đặc điểm, tính chất….
Quản lý nhập xuất tồn kho.
12. Quản lý công nợ
Hiện nay chúng ta đã rất quen thuộc với các hình thức thương mại điện tử, các doanh nghiệp cũng đã chú ý đầu tư cho mảng này vì nó tỏ ra có khá nhiều ưu điểm cho cả khách hàng và doanh nghiệp.
Tuy nhiên không phải bất kỳ một cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có thể tự tạo cho mình một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng một cách hiện đại.
Nếu không có một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng hiện đại, nhanh chóng và chính xác thì sẽ gây rất nhiều khó khăn và tệ hơn là có thể gây mất niềm tin ở khách hàng trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc là hư hỏng trong quá trình vận chuyển của đơn vị vận chuyển.
Công ty phần mềm Gihusoft giới thiệu phần mềm quản lý nhân viên giao nhận online với những chức năng chính như sau:
Chức năng phân hệ chính
- Quản lý người dùng
- Quản lý khách hàng
- Quản lý vận đơn
- Quản lý điểm thu gom, giao hàng, trung chuyển
- Quản lý khu vực, tuyến
- Quản lý cước vận chuyển
- Quản lý xe
- Quản lý tài xế
- Quản lý kế hoạch vận chuyển
- Quản lý sửa chữa, bảo dưỡng, phụ tùng
- Quản lý điểm tích lũy, chương trình khuyến mãi
- Quản lý sản phẩm, hàng hóa
- Quản lý công nợ
- Quản lý quyền hạn theo từng loại đối tượng (Quản lý, Điểm thu gom, nhân viên giao nhận, khách hàng, nhân viên nội bộ)
- Liên kết phân hệ kế toán
1. Quản lý hệ thống và người dùng
- Quản lý, phân quyền và theo dõi người dùng trong hệ thống.
- Quản lý theo nhóm/bộ phận.
- Phân quyền chi tiết theo chức năng của từng nhóm, bộ phận, nhân viên.
- Lịch sử thao tác: Theo dõi quá trình truy suất vào hệ thống của các nhân viên trong công ty, ngăn chặn kịp thời những truy suất bất hợp pháp
- Tiện ích dữ liệu: Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn.
Khách hàng có nhu cầu cần vận chuyển hàng hóa và muốn tự đặt hàng thông qua hệ thống Website hoặc App, chương trình sẽ có màn hình tra cứu nhanh để khách hàng tra cứu giá nhanh thông qua nhập các thông tin của kiện hàng, nơi lấy, nơi giao, phương thức thanh toán, tiền COD…. Chương trình sẽ hiển thị chi tiết giá cước và các khoản chi phí phát sinh. Nếu khách hàng đồng ý vận chuyển sẽ nhấn lệnh tạo vận đơn. Nếu khách hàng đã đăng ký tài khoản chương trình sẽ tự động sao lưu vận đơn yêu cầu lên hệ thống, nếu khách hàng chưa đăng ký tài khoản chương trình sẽ xuất hiện mẫu đăng ký tài khoản.
Ngoài ra chương trình sẽ có thêm một số thông báo về điều khoản vận chuyển, cách tính chi phí, phương thức thanh toán… có thể đọc thêm.
Quản lý chương trình khuyến mãi, điểm tích lũy và thông báo cho khách hàng thông qua tin nhắn, Email, hoặc qua tài khoản khách đăng ký.
3. Quản lý vận đơn
Chương trình sẽ quản lý chi tiết vận đơn do nhân viên tạo hoặc do khách hàng có nhu cầu vận chuyển đăng ký trên hệ thống Website hoặc thông qua App theo vùng, tuyến, nơi nhận nơi giao và trạng thái của từng vận đơn… thông qua đó sẽ dễ dàng cho việc sắp xếp và quản lý.
4. Quản lý khu vực
Chương trình sẽ có các danh mục để khai báo địa điểm : Xã phường, Quận huyện, Tỉnh thành (Chương trình mặc định đã có sẵn đầy đủ danh mục liên quan theo số liệu mới nhất, người dùng chỉ việc thêm bớt) hoặc khai báo theo địa danh riêng.
Khai báo mức cước phí, phụ thu, hệ số, theo từng loại khu vực để khách hàng hoặc nhân viên tạo vận đơn chương trình sẽ tự động đưa ra mức cước phí.
Khai báo nhân viên giao/nhận, điểm thu gom, đại lý sẽ phụ trách.
5. Quản lý điểm thu gom, giao hàng
Chương trình có hai chức năng riêng biệt : Gom hàng tận nơi khách gửi và khách hàng đem đến điểm gom hàng. Tương tự như việc trả/giao hàng.
Chương trình quản lý điểm thu gom, giao hàng do chính đơn vị vận chuyển hàng hóa tự mở các địa điểm chi nhánh và có nhận viên của công ty làm việc hoặc thông qua hợp tác với các đơn vị là các cá nhân, tổ chức khách đứng ra gom hàng, giao hàng hoặc nhận các đơn hàng cần vận chuyển trực tiếp từ khách hàng.
Đối với các địa điểm gom hàng theo kiểu hợp tác chương trình sẽ có màn hình đăng ký và quản lý thu gom, giao hàng theo một số chức năng tương ứng như màn hình nhập vận đơn riêng cho những khách hàng mang đến gửi vận chuyển, dán nhãn, in bill thanh toán cho khách và có phần quản lý thông tin các vận đơn do khách hàng tự đăng ký Online mà điểm thu gom phải quản lý đi gom, đi giao.
Quản lý công nợ cước, phí vận chuyển, hoa hồng được nhận, điểm tích lũy đối với mỗi điểm gom/giao hàng.
6. Quản lý cước vận chuyển
Chương trình có rất nhiều cách quản lý cước vận chuyển khác nhau tùy thuộc vào khối lượng, quy cách… quy về khối lượng riêng, đặc thù hàng, hệ số quảng đường, hệ số khu vực, hệ số hàng nặng, hệ số trái tuyến, đơn hàng nhỏ, phụ thu thêm theo huyện/vùng, phương thức giao nhận…. khác nhau một cách tự động. Khách hàng có thể tự động chỉnh sửa, ngoài ra khách hàng còn có thể khai báo thêm cách tính.
Chương trình dựa theo cách tính thời gian, khoảng cách của Googe API nên có thể tính được tất cả các khoảng cách tự điểm giao đến điểm nhận hàng dựa theo địa chỉ giao/nhận đã được khai báo trên vận đơn.
7. Quản lý xe
- Quản lý thông tin chi tiết của từng loại xe, lịch trình, tình trạng xe
- Quản lý thông tin, hạn cảnh báo hết hạn các giấy tờ, đăng kiểm
- Quản lý sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế
- Quản lý định mức nhiên liệu
- Quản lý khấu hao, phân bổ phụ tùng
- Liên kết thiết bị định vị GPS của tất cả các nhà cung cấp.
- Có App Mobile cho tài xế
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Chấm công theo ngày, theo tháng
- Tính lương cố định, lương theo chuyến, lương khoán
- Công nợ của tài xế (thu/chi hộ, khác)
- Lên kế hoạch vận chuyển
- Quản lý vận chuyển hàng theo khối lượng, đơn hàng
- Phân bổ hàng hàng vận theo từng loại xe, tải trọng, trạng thái xe, tài xế
- Lập lệnh điều xe hàng loạt tự động
- Thông báo thời hạn sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế
- Theo dõi thực hiện sữa chữa
- Tạo phiếu đề xuất sữa chữa khi cần
Chương trình có chức năng quản lý các chương trình khuyến mãi, giảm giá được đăng thông báo trên mục tin tức đồng thời chương trình sẽ tự tính chương trình khuyến mãi theo tỷ lệ, số tiền trên đơn hàng vận chuyển.
Quản lý điểm tích lũy dành cho điểm thu gom/giao hàng, khách hàng. Chương trình sẽ hiển thị trong mục quản lý tài khoản người dùng.
11. Quản lý hàng hóa
Được sử dụng cho những đơn vị vừa kinh doanh thương mại, kiêm vận chuyển hàng hóa với các thông tin như mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, đặc điểm, tính chất….
Quản lý nhập xuất tồn kho.
12. Quản lý công nợ
- Tổng hợp/chi tiết công nợ phải trả (xăng dầu, vật tư, phụ tùng, dịch vụ, vv…)
- Tổng hợp/chi tiết công nợ phải thu khách hàng (tiền hàng, tiền vận chuyển, dịch vụ khác)
- Tổng hợp/chi tiết công nợ phải thu điểm thu gom (tiền hàng, tiền vận chuyển, COD, Bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ khác)
- Tổng hợp/chi tiết công nợ phải trả xe ngoài
- Tổng hợp/chi tiết công nợ thu/chi hộ (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên)
- Tự động hạch toán hoặc tự hạch toán từng loại chứng từ theo quyết định, thông tư mới nhất của Bộ Tài Chính.
- Phát hành hoá đơn: Dựa trên bảng kê vận chuyển khách hàng
- Thanh toán khoản phải trả, ghi nhận hoá đơn đầu vào từ Credit Note của các bộ phận nghiệp vụ
- Tự động cập nhật số dư phải thu, phải trả trên Debit Note, Credit Note
- Bút toán cho nghiệp vụ thu chi hộ
- Bút toán bù trừ công nợ khách hàng
- Bút toán chi phí quản lý, chi phí bán hàng, nghiệp vụ khác …
- Quản lý danh mục và khấu hao TSCĐ, phân bổ phụ tùng, chi phí trả trước
- Bút toán kế toán tổng hợp
- Tổng hợp hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra báo cáo thuế GTGT định kỳ tháng/quý
- Tự động lập số liệu sổ sách theo tiêu chuẩn của kế toán nội bộ, kế toán thuế.
- Báo cáo tài chính.
