Cần hỏi trường hợp công ty thuê xe và tài xế của cá nhân làm hợp đồng như thuế nào là hợp lý.

[Đàm Hoa]

Dạ anh/chị, cho em hỏi, trường hợp công ty thuê xe và tài xế của cá nhân thì mình làm hợp đồng như thuế nào là hợp lý. Và các chi phí khác như xăng dầu, phí vetc có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không ạ?

 

[KhoiSuKinhDN]

Chào bạn, mình chia sẻ cách làm hay gặp nhé:

1. Hợp đồng: nếu chủ xe tự lái thì có thể làm 1 hợp đồng thuê xe kèm người lái; nếu chủ xe và tài xế là 2 người thì tách thành hợp đồng thuê tài sản (xe) với chủ xe và hợp đồng lao động/hợp đồng dịch vụ với tài xế. Hợp đồng thuê xe nên ghi rõ thông tin xe (biển số, loại xe), thời hạn, giá thuê, kỳ thanh toán, giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, và bên nào chịu xăng dầu, phí cầu đường/VETC, bảo dưỡng, sửa chữa.

2. Chi phí thuê xe: theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ chi phí được trừ khi thuê tài sản của cá nhân là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu hợp đồng thỏa thuận giá thuê chưa bao gồm thuế và công ty nộp thuế thay cho cá nhân thì phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ nộp thuế. Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản.

3. Xăng dầu, VETC: được tính chi phí được trừ nếu hợp đồng ghi rõ công ty chịu các khoản này, có hóa đơn đứng tên công ty và có bảng theo dõi lộ trình, định mức nhiên liệu chứng minh xe chạy phục vụ hoạt động kinh doanh. Tài khoản VETC nên đăng ký thông tin xuất hóa đơn theo công ty.

4. Tiền công tài xế là thu nhập của cá nhân, công ty khấu trừ thuế TNCN khi chi trả theo quy định hiện hành (tùy hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ).

Lưu ý ngưỡng doanh thu chịu thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản đã thay đổi từ năm 2026, nên bạn kiểm tra lại mức áp dụng trước khi khai thuế thay nhé.

 

[Đàm Hoa]

Dạ mình có xem một số thông tin nếu thuê xe và tài xế thì làm hợp đồng vận chuyển chứ không được làm hợp đồng thuê xe. Nên mình đang phân vân không biết làm cái nào cho đúng?

 

[KhoiSuKinhDN]

Dạ mình có xem một số thông tin nếu thuê xe và tài xế thì làm hợp đồng vận chuyển chứ không được làm hợp đồng thuê xe. Nên mình đang phân vân không biết làm cái nào cho đúng?

Bạn tìm hiểu đúng rồi, mình xin đính chính ý ở trên cho rõ: khi cùng một bên cung cấp cả xe lẫn người lái và chịu trách nhiệm chở thì bản chất là mua dịch vụ vận tải, nên làm hợp đồng dịch vụ vận chuyển sẽ đúng bản chất hơn hợp đồng thuê tài sản. Hợp đồng thuê tài sản (hồ sơ theo điểm d khoản 13 Điều 3 TT 20/2026) phù hợp với trường hợp thuê xe tự lái.

Lưu ý khi chọn hướng dịch vụ vận chuyển:
- Kinh doanh vận tải bằng xe ô tô là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, bên cung cấp phải đăng ký kinh doanh và có giấy phép kinh doanh vận tải. Cá nhân bình thường không có giấy phép thì bạn khó có chứng từ hợp lệ, rủi ro bị loại chi phí. Nên thuê qua hộ kinh doanh/doanh nghiệp vận tải có hóa đơn, và lưu bản sao giấy phép của họ.
- Thuế của bên cung cấp cũng khác: dịch vụ vận tải và cho thuê tài sản có tỷ lệ thuế GTGT, TNCN khác nhau, nên đừng ký thuê tài sản nhưng thực chất là chở thuê.
- Xăng dầu, phí VETC: với hợp đồng vận chuyển thường giá đã trọn gói, các chi phí này do bên vận chuyển chịu; bên bạn chỉ ghi chi phí theo giá hợp đồng và hóa đơn dịch vụ. Nếu hợp đồng thỏa thuận bên bạn chi trả riêng thì cần hóa đơn mang tên công ty và chứng minh được là phục vụ chuyến đi của công ty (lệnh điều xe, lịch trình).

Nếu chỉ thuê được của cá nhân không kinh doanh vận tải thì phương án an toàn hơn là tách ra: hợp đồng thuê xe tự lái với chủ xe (hợp đồng thuê tài sản + chứng từ trả tiền), và ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ với tài xế (khấu trừ TNCN theo quy định). Khi đó xăng dầu, VETC công ty tự chi, có hóa đơn mang tên công ty và lệnh điều xe thì được tính vào chi phí được trừ.