Chào em, đây là tình huống khá phổ biến khi mua tài sản (ô tô) từ cá nhân không kinh doanh, không xuất hóa đơn. Về nguyên tắc, việc
thanh toán tiền mặt trong trường hợp này vẫn được chấp nhận, không vi phạm quy định để tính chi phí hợp lý. Em xem chi tiết dưới đây:
1. Vì sao thanh toán tiền mặt vẫn OK?
Quy định bắt buộc chuyển khoản với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (theo Luật Thuế GTGT 2024, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 1/7/2025) chỉ áp dụng cho các giao dịch
có hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trường hợp của sếp em mua xe từ
cá nhân không kinh doanh (không phải doanh nghiệp/hộ kinh doanh), bên bán không xuất hóa đơn GTGT thì không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.
Đây là trường hợp được xử lý theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, cho phép doanh nghiệp mua tài sản của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra được lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN thay cho hóa đơn, và hình thức thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được chấp nhận vì đây là giao dịch mua không có hóa đơn.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để xe đủ điều kiện vào chi phí hợp lý
- Hợp đồng công chứng mua bán xe – đã có
- Bảng kê mua vào không có hóa đơn – Mẫu 01/TNDN (kèm theo TT78/2014) – phải có chữ ký và đóng dấu của giám đốc/người đại diện pháp luật
- Biên bản bàn giao xe giữa hai bên
- Phiếu chi tiền mặt – đã có
- Giấy tờ xe / giấy đăng ký, đăng kiểm (bản gốc hoặc bản sao có công chứng) phục vụ việc sang tên
- Chứng minh nhân dân/CCCD của bên bán (kèm hợp đồng công chứng)
Lưu ý: số tiền ghi trên Bảng kê 01/TNDN không nên vượt quá giá trị thực tế của xe, vì cơ quan thuế sẽ so sánh với giá thị trường để kiểm tra tính hợp lý — nên giữ hợp đồng công chứng khớp với giá thực chi (200 triệu) để tránh bị xuất toán khi quyết toán.
3. Các bước tiếp theo em cần làm
- Làm thủ tục sang tên đổi chủ xe sang công ty, nộp lệ phí trước bạ theo quy định (thường 2% giá trị xe, có bảng giá tính LPTB riêng cho xe cũ do Bộ Tài chính/UBND tỉnh ban hành).
- Ghi nhận xe là tài sản cố định, tính khấu hao theo Thông tư 45/2013 (và các văn bản sửa đổi) nếu xe phục vụ hoạt động kinh doanh (thời gian khấu hao xe đầu kéo thường 6–10 năm tùy khung).
- Nộp kèm Bảng kê 01/TNDN khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.
Nhìn chung hồ sơ hiện tại (hợp đồng công chứng + phiếu chi) đã có phần cốt lõi, chỉ cần bổ sung Bảng kê 01/TNDN và biên bản bàn giao là đủ điều kiện đưa vào chi phí hợp lý.
